Offre d'emploi

Description du poste :

· Planifier et organiser l’accueil des étudiants d’externat et de résidence
· Préparer les horaires et planifier les activités pédagogiques avec les professeurs et directeurs de programme
· Agir à titre d’agent de liaison pour les programmes de médecine et spécialités de l’Université de Sherbrooke.

Soutien à l’organisation de l’externat et la résidence Montérégie — VOLET général
· Planifier annuellement l’arrivée des étudiants de médecine tant à l’externat et la résidence?
· Préparer la planification annuelle pour les activités académiques (ARCs, cours, rencontre, accueil, salles)?;
· Préparer les entrevues de sélection des résidents en oncologie en collaboration avec l’université de Sherbrooke et le directeur de programme (médical)?;
· Créer et tenir à jour les documents pour l’agrément facultaire
· Organiser les rencontres et visite d’agrément en collaboration avec le directeur de programme universitaire (médical)?;
· Créer des outils permettant d’améliorer le mode de fonctionnement du service dans un objectif d’amélioration continue?;
· Agir à titre de personne de référence pour les collaborateurs externes?;
· Soutenir l’équipe de la résidence et de l’externat dans l’accueil général des étudiants de médecine et notamment pour les accès informatiques, répartition de l’hébergement et des casiers et toutes autres tâches de soutien à l’organisation de l’accueil mensuel pour les externes et les résidents?;
· Participer à l’accueil mensuel des externes et résidents des autres programmes?;
· Assurer le suivi des contrats et ententes liés à l’hébergement et à l’organisation (entretien ménager, propriétaires des appartements)?;
· Revoir les procédures avec les partenaires internes et externes dans un principe d’amélioration continue (mode d’attribution des appartements, mode de fonctionnement pour les accès informatiques, mode de classement, etc.)?;
· S’assurer du maintien à jour de la documentation relative au bureau de l’externat et de la résidence et communiquer l’information aux partenaires internes et externes lorsque requis (procédures, mode de fonctionnement, outils de communication, etc.).

Soutien planification et accueil des étudiants — VOLET OPÉRATIONNEL
· Traiter les demandes de stages en résidence?;
· Préparer les entrevues de sélection et organiser l’événement (ordre du jour, réservation de salle, prise de note, accompagnement des participants, etc.)?;
· Organiser l’accueil des externes et résidents et soutien à l’ensemble des programmes :
· Effectuer les suivis nécessaires à la présence des externes et résidents (modifications/ajouts : liste des pagettes, appartements, casiers, etc.?;
· Gérer les avis d’absence des résidents;
· Gérer des courriels?; · Effectuer les suivis téléphoniques?;
· Transmettre les renseignements généraux aux externes, résidents et aux patrons [règles, normes, informations touchant le déroulement du stage, etc.]?;
· Gérer le TAO [gardes] pour toutes les spécialités en résidence?;
· Résoudre les problèmes liés à l’inscription des gardes dans le TAO?;
· Former de nouvelles agentes?;
· Entrer les gardes des patrons, des résidents?;
· Saisir les gardes selon la liste fournie par le résident coordonnateur pour les diverses spécialités?;
· Faire les suivis pour les évaluations ONE-45 pour l’externat et la résidence en oncologie?;
· Planifier et organiser les examens des résidents ainsi que les différentes activités académiques du programme, et ce, de concert avec la Faculté de médecine de l’université de Sherbrooke?;
· Transmettre l’information des cours, activités académiques et clubs de lectures?;
· Soutenir l’organisation des activités d’enseignement dont : Séances, cours aux externes et résidents et clubs de lecture :
· Faire un rappel par courriel aux personnes concernées de la tenue des cours, séances et clubs de lecture?;
· Déposer la liste de présence dans les locaux lors de la tenue des cours, séances et clubs de lecture?;
· Envoyer la liste de présence à la personne responsable de Sherbrooke.
· Prépare et tient à jour une base de données de l’enseignement médical et en assure le suivi mensuellement.
· Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande du chef de l’enseignement médical et de la simulation clinique et / ou de la directrice adjointe de l’enseignement et des affaires universitaires.

Soutien — VOLET ACADÉMIQUE
· Planifier avec les professeurs les horaires d’accueil et des activités académiques?;
· Travailler en équipe avec les professeurs, personnels de l’université de Sherbrooke et l’équipe de l’externat et la résidence de la direction de l’enseignement et des affaires universitaires?;
· Participer au comité des secrétaires de programme de l’Université de Sherbrooke?;
· Agir à titre de personne-ressource pour l’équipe de programme postdoctoral de l’université de Sherbrooke.

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Notre établissement applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l’emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature.