Offre d'emploi

Description du poste :

Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Centre (CISSSMC) a une vision fortement axée sur l’humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités.
Le CISSSMC, c’est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l’épanouissement de ses 14 500 employés et 812 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d’une quarantaine d’installations, dont l’Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l’Institut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.
Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d’être un milieu d’apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et son lien d’affiliation avec l’Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.
Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l’emploi pour vous.

Sommaire des fonctions :

Personne qui assiste un ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles.
Elle accomplit un ensemble de travaux administratifs ou de gestion selon des méthodes et procédures complexes établies ou qu’elle modifie, selon les besoins. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives à l’élaboration et au traitement de dossiers ou de données nécessitant des connaissances spécifiques.
Elle peut également effectuer des tâches relevant du secteur secrétariat.

Personne qui, à partir d’une connaissance approfondie du fonctionnement d’un service ou d’un programme, accomplit un ensemble de travaux administratifs selon des méthodes et procédures complexes établies ou qu’elle modifie, selon les besoins. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives au secrétariat, à l’utilisation de la bureautique ainsi qu’à l’élaboration et au traitement de dossiers ou de données nécessitant des connaissances spécifiques. Elle peut vérifier le fonctionnement d’équipements informatiques et assurer un soutien technique aux utilisateurs.
Relevant du chef d’administration des programmes URFI, la personne titulaire du poste assure au gestionnaire de l’équipe et services concernées, ainsi qu’au personnel syndiqué et non syndiqué sous son autorité, l'assistance et le soutien administratif nécessaires à l'accomplissement de leurs différents mandats.
Elle réalise la rédaction, la correction, le traitement et la diffusion de divers documents et en assure le suivi.

COMPOSANTE 1
L’agente administrative assiste une équipe de travail dans les fonctions administratives suivantes :
- Planifie sa journée, priorise et coordonne ses interventions avec les autres intervenants.
- Assiste les membres de son équipe dans leurs fonctions administratives et collabore à l’administration des dossiers.
- Assiste les membres de son équipe dans la planification et le suivi du calendrier des activités.
- Fournit les réponses aux questions relevant de sa compétence et prépare la synthèse des problèmes.
- Procède à la recherche et à l’extraction d’information de diverses sources et en assure la distribution.
- Produit les rapports requis dans l’exercice de ses fonctions ou sur demande.
- Effectue et priorise dans le temps ses interventions auprès des membres de son équipe selon la nature des dossiers et le degré d’urgence.
- Organise et participe à diverses activités ou événements spéciaux.
- Effectue toutes autres tâches connexes.

COMPOSANTE 2
L’agente administrative assure la réception téléphonique, tel que :
- Reçoit les appels téléphoniques et accueille les visiteurs et intervenants. Donne l’information disponible et adéquate ou réfère le demandeur à l’autorité compétente.
- Contribue à assurer une réponse téléphonique adéquate à l’intérieur du secteur.

COMPOSANTE 3
L’agente administrative réalise les activités de secrétariat et de nature administrative suivantes :
- Rédige et transcrit sur traitement de texte ou à l’aide de différentes applications ou logiciels, des comptes-rendus, lettres, mémos, notes de service, rapports, tableaux et autres documents et assure la distribution et le suivi qui en découle.
- Élabore et conçoit, au besoin, des outils de traitement de données, tels des tableaux ou autres documents à présentation particulière.
- Dépouille le courrier (envois postaux, télécopies et courrier électronique), l’enregistre et l’achemine à la personne concernée, obtient et adjoint la documentation pertinente s’il y a lieu et assure le suivi. Soumet les dossiers prioritaires à l’intervenant concerné dès réception.
- S’occupe et voit à l’organisation administrative et matérielle des réunions, comités et rencontres. S’enquiert des sujets, dresse l’ordre du jour et procède à son envoi. Réserve les salles et équipements, convoque les participants et prépare la documentation pertinente et requise.
- Prend des notes lors de rencontres et réunions afin d’être en mesure de rédiger les comptes-rendus.
- Complète des formulaires, questionnaires, rapports, tableaux et autres documents.
- Assure le lien avec l’agente administrative, classe 1 du secteur quant au maintien de l’inventaire du matériel nécessaire au bon fonctionnement du secteur, s’il y a lieu.
- Peut être appelé à distribuer les communiqués et en assure le suivi s’il y a lieu.
- Effectue les photocopies de documents, lorsque requis.
- Classe les documents et dossiers selon les procédures de gestion de l’information administrative en vigueur dans l’organisation et respecte le calendrier de conservation.
- S’assure de l’utilisation optimale des logiciels et applications informatiques.
- Peut être appelée à participer à l’orientation et à l’entraînement du nouveau personnel de bureau et à l’intégration et à l’encadrement des stagiaires en secrétariat.
- Effectue toutes autres tâches connexes.

COMPOSANTE 4
Responsabilités relatives à la qualité des soins et la sécurité des usagers :
- Respecte le code d’éthique de l’établissement et en applique les politiques et procédures.
- Déclare tout incident et accident, incluant les situations à risques, constaté au sein du CISSSMC par le biais du formulaire prévu à cet effet (Rapport de déclaration d’incident/accident AH-223) et émet des recommandations visant l’élaboration de mesures correctives.
- Joue un rôle actif dans la promotion de pratiques sécuritaires.
- Respecte les règles de la politique de confidentialité relatives à la protection des renseignements personnels des usagers.

Parmi les avantages offerts au personnel :

4 semaines de vacances après 1 année de service
Régime d’assurance collective
Régime de retraite
Primes de soirs, de fins de semaine
Programme d’aide aux employés

Exigences :

Exigences:
Diplôme d'études secondaires complété ou équivalence reçue du Ministère de l'Éducation du Québec
Réussite des tests suivants : Vitesse de frappe, français, Word et Excel

Atouts:
DEP en Secrétariat
Expériences de travail dans le milieu de la santé

Compétences recherchées:
Grande facilité à travailler en équipe
Excellente organisation de son travail
Capacité de travailler sous pression
À l'aise devant la clientèle
Être capable d’établir les priorités et de s’adapter rapidement

« Pour votre entrée en fonction au CISSS de la Montérégie-Centre, suite au décret concernant l’ordonnance de mesures visant à protéger la santé de la population dans la situation de pandémie de la COVID-19, vous serez tenu de présenter une preuve vaccinale confirmant que vous êtes considéré comme étant adéquatement protégé. »

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Notre établissement applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l’emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature.